La trasformazione digitale è composta da una serie di processi che investono diverse aree aziendali. In questo articolo trattiamo gli aspetti fondamentali dell’archiviazione sostitutiva.
La digitalizzazione dei documenti fiscali e la relativa conservazione a norma di legge è una tematica alla quale aziende e studi sono molto sensibili. Infatti, a fronte di investimenti minimi, i vantaggi in termini di risparmio di costi e di tempo del personale sono evidenti ed importanti:
- Riduzione degli spazi dedicati all’archivio dei documenti;
- Riduzione dei costi di gestione dei documenti;
- Riduzione del tempo dedicato alla gestione, con recupero del personale verso attività più redditizie;
- Maggiore rapidità nel reperimento dei documenti e delle informazioni in esso contenute;
- Generale miglioramento dell’efficienza e dell’organizzazione;
- Miglioramento dell’immagine in termini di efficienza, modernità , rapidità ,disponibilità e organizzazione.
Al di là del fatto che la scelta di dotarsi di un Software per la Conservazione Cloud dovrebbe essere mossa dal processo stesso di digitalizzazione, è normale che un imprenditore debba anche fare delle valutazioni economiche.
Gli elementi da prendere in considerazione per confrontare una conservazione tradizionale e una digitale sono i seguenti:
- Costi strutturali – 0.03 €/foglio: ovvero i costi relativi allo stoccaggio dei documenti (acquisto di scaffali, di faldoni, di cartelle e di scatole);
- Costo dello spazio – 0.005 €/foglio: ovvero i costi relativi all’utilizzo di locali dedicati all’archivio;
- Ipotizzando un costo di affitto di 500 euro al mese per un locale di 80 m2 e supponendo che ogni metro abbia 5 scaffali ognuno con 10 faldoni da 300 fogli l’uno, si ottiene che ogni metro quadro contiene 15.000 fogli.
- Costo copia – 0.025 €/foglio: ovvero i costi relativi alla stampa;
Sulla base di queste ipotesi, si può considerare che l’archiviazione di 10.000 documenti fiscali abbia un costo di 550 euro all’anno!
La Conservazione Cloud Teamsystem, invece, si base semplicemente sulla base di un listino Pay Per Use che prende in considerazione:
- numero di pagine conservate all’anno;
- spazio massimo messo a disposizione;
Per esempio, l’archiviazione cloud di 10.000 documenti fiscali ricade nello scaglione di prezzo di 700 euro/anno.
Ulteriori considerazione per la valutazione della conservazione cartacea e l’archiviazione Cloud:
| Conservazione Cartacea | Conservazione Cloud | |
| SPAZIO NECESSARIO | Lo spazio necessario aumenta nel tempo rendendo crescenti i costi di affitto dei locali. | Lo spazio non aumenta nel tempo poichè le pagine non sono comulative di anno in anno. |
| RESPONSABILITA’ | La responsabilità rimane in azienda o presso lo studio con forti rischi a livello di perdita dati per furti, atti dolosi o incendi. | La responsabilità passa a Teamsystem che conserva i dati nel cloud fornendo un servizio sicuro di backup del dati. |
| TEMPO DEDICATO | Sono elevati i costi di gestione legati al tempo necessario all’archiviazione e alla ricerca dei documenti. | I tempi di archiviazione e di ricerca dei documenti si riducono significativamente, liberando risorse per attività più redditizie. |
