03 luglio 2017

La soluzione è digitalizzare digitalizzare e digitalizzare


Si definisce Conservazione Digitale a Norma* il processo che assicura la validità nel tempo dei documenti informatici, conferendo a quest'ultimo efficacia giuridica equivalente a quella del documento cartaceo. 

Per alcuni documenti la conservazione digitale è obbligatoria. Si pensi ad esempio ai messaggi e alle ricevute di Posta Elettronica Certificata (PEC), ai contratti firmati digitalmente o ai documenti delle Pubbliche Amministrazioni. 

Per altri invece è un'opzione valida, grazie all'eliminazione degli archivi cartacei e all'abbattimento dei relativi costi, ma facoltativa. Questi documenti comprendono ricevute e scontrini fiscali, fatture, contatti, dichiarazioni fiscali, modulistica pagamenti (come i modelli F23 e F24), registri contabili, documenti sanitari e altri. 

In generale è possibile stabilire due macro-gruppi di documenti che ogni azienda dovrebbe provvedere a digitalizzare, ottenendo importanti benefici.

1) I documenti dichiarativi e fiscali

Vantaggioso sicuramente è digitalizzare fin da subito tutti quei documenti che adempiono obblighi dichiarativi, come il modello 770, i quali possono essere firmati e datati digitalmente. 

Oppure tutti i documenti contabili, come il libro giornale e i libri IVA, ricordando però alcune accortezze come il pagamento virtuale dell'imposta sul bollo. 

Infine, ha molto senso provvedere alla digitalizzazione di tutti i documenti in entrata. Ovviamente in quest'ultimo caso la situazione è più complessa in quanto è assolutamente necessaria la collaborazione e piena adesione da parte sia dei clienti che dei fornitori. Molte aziende, ad esempio, stanno investendo nella formazione di quest'ultimi promuovendo azioni atte a far conoscere gli strumenti digitali, partendo da quelli più semplici (come l'offerta in comodato d'uso gratuito di scanner). 

2) La fattura elettronica

Di fatturazione elettronica abbiamo parlato anche in un precedente articolo, elencandone i vantaggi. 

Molte sono le aziende che hanno già adottato questa modalità, in quanto consente l'inserimento automatico dei dati, velocizzando il processo e diminuendo la probabilità di commettere errori. Inoltre semplifica la condivisione delle fatture non essendo necessaria la loro movimentazione fisica, ad esempio dall'azienda al commercialista. 

Quali documenti non digitalizzare?

Al contrario non è totalmente consigliata, per ora, la digitalizzazione di tutti quei documenti caratterizzati da un elevato livello di sensibilità, come ad esempio i libri societari. 

* Fonte della definizione: Agenzia per l'Italia Digitale

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