19 febbraio 2020

La Gestione di documenti e processi con ARXivar - Il caso Matricardi SPA


Matricardi SPA è una realtà operante nel Settore Logistico da oltre 60 anni, costituita da 12 Centri Operativi dislocati in 7 Regioni Italiane: Veneto, Lombardia, Toscana, Umbria, Marche, Abruzzo e Campania.

Il core business aziendale comprende il Trasporto merce conto terzi, anche in ADR o come Agente regolamentato ENAC.

La costante voglia di innovazione e differenziazione rispetto ai competitors hanno costituito le basi di un progetto dinamico e all’avanguardia atto ad accrescere la qualità dei servizi offerti ai propri clienti.

Con una flotta di oltre 200 mezzi da coordinare e le numerose richieste di preventivo e/o ritiro da gestire, Matricardi SPA si è rivolta a noi di Bellachioma Systems manifestando la seguente necessità:

Gestire in modo fluido ed efficiente l’intero Customer Journey del cliente: dalla richiesta di fattibilità alla relativa preventivazione, fino ad arrivare alla prenotazione del ritiro online mediante l’apposita Area Riservata nel sito.

L’obiettivo preposto implicava lo studio di una soluzione ambivalente:

  1. Rendere il cliente autonomo nell’inserimento dei dati relativi al trasporto (richiesta preventivo e prenotazione ritiro).
  2. Supportare e agevolare la gestione delle richieste da parte dei dipendenti aziendali.
A tale scopo è stato previsto il potenziamento dell’Area Riservata del sito web (punto 1) e l’attivazione di ARXivar per la gestione ottimale delle richieste fuori standard o inerenti eventuali approfondimenti commerciali (punto 2).

Di seguito è possibile vedere il Workflow realizzato attraverso il modellatore grafico di ARXivar.


Cos’è ARXivar e quali sono stati i vantaggi della sua implementazione per Matricardi Spa?


ARXivar è un potente software che integra in sé le funzioni di Document Mnagement Systems (DMS) e di Business Process Management (BPM).

Per Matricardi SPA è stata prevista l’integrazione di ARXivar con l’Area Riservata del sito e con il WMS Aziendale Logiway, predisponendo così l’attivazione del BPM solo nei casi in cui fosse richiesto l’intervento di diversi reparti aziendali responsabili della valutazione sulla fattibilità e preventivazione (Reparto Commerciale, Reparto Logistico, Filiali) scongiurando errori e perdite di tempo.

Grazie ad ARXivar è stato possibile strutturare la comunicazione interna all’azienda, snellendo e velocizzando l’iter che consente l’invio di una risposta al cliente utilizzando come unico touchpoint l’area riservata del sito. Il tutto monitorato e schematizzato in Report Riassuntivi che consentono di avere un report di tutte le richieste pervenuti e delle azioni scaturite.

I vantaggi per Matricardi SPA sono stati i seguenti:

  • Eliminazione del traffico mail a favore di un sistema strutturato e snello.
  • Gestione della comunicazione interna in maniera efficace.
  • Invio di risposte in tempi rapidi.
  • Storicizzazione dei dati raccolti e generazione di statistiche.



Perché consideriamo Matricardi SPA un caso di successo?


I processi del settore logistico sono caratterizzati da una grande complessità, e prevedono la raccolta di una molteplicità di documenti diversi che, per essere efficienti e a valore, devono diventare paperless.

Alcune soluzioni implementabili con ARXivar per il settore trasporti:

Integrazione con i sistemi operativi in uso (un unico repository centralizzato)
  • Gestione digitale DDT.
  • Gestione processo di qualificazione dei vettori.
  • Gestione dell’anagrafico vettore e del ciclo di vita del vettore stesso, nonché della documentazione relazionata alla sua certificazione.
  • Gestione del Sistema Qualità e del processo di approvazione, pubblicazione e aggiornamento delle relative procedure e istruzioni operative.

ARXivar garantisce una gestione semplificata e tracciata dei processi operativi e amministrativi del settore logistico e del relativo corredo documentale. 

Inoltre favorisce l'analisi e la strutturazione dei processi interni, portando la cultura del dato all'interno dell'azienda per guidare le proprie decisioni di Business.


Altri progetti Matricardi SPA: la gestione del parco automezzi con ARXivar


Con Matricardi SPA stiamo portando avanti un secondo progetto che prevede l’utilizzo della piattaforma ARXivar per la gestione dell’intero parco automezzi.

Come già specificato in precedenza, l’azienda possiede una flotta di oltre 200 mezzi la cui gestione puntuale influisce significativamente sui costi sostenuti dall’azienda, senza tenere conto degli eventuali errori umani legati alla complessità dell’attività.

Grazie ad ARXivar, per Matricardi SPA, sarà possibile gestire in maniera automatica e ottimale:

  • Processi sulle scadenze di bollo, assicurazione, revisione, etc…
  • Gestione sinistri e contenziosi.
  • Processo di collaboration con le officine per la gestione della riparazione dei mezzi.
  • Molto altro.
La Gestione del parco automezzi tramite ARXivar per Matricardi SPA è un progetto in via di sviluppo. Verrà approfondito nei prossimi articoli, ad attività concluse.


Scopri di più su ARXivar o contattaci per avere maggiori informazioni: 



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