05 settembre 2016

I miti da sfatare sulla digital transformation


Digital TranfromationCi sono diverse fasi che un’azienda deve passare per andare nella direzione della digital transformation: la prima è lo smart manufacturing e il secondo è la dematerializzazione.

Ma in cosa consiste esattamente la dematerializzazione? Si tratta di mettere in atto un processo che evoluzioni, e in tanti casi rivoluzioni, molte delle procedure consolidate in azienda e che riprenda in considerazione alcune dinamiche organizzative.

Una parte centrale del processo è la ridefinizione di alcuni ruoli aziendali sulla base delle nuove opportunità offerte dalla dematerializzazione e conseguentemente del maggior tempo messo a disposizione dalla maggiore efficienza di alcuni processi.

Ma qual è il punto di partenza? Sfatare alcuni miti che creano della barriere negli imprenditori nell’iniziare la digital transformation:

  1. Dematerializzare significa ridimensionare il personale (FALSO);
  2. Necessità di potenziare dell’infrastruttura IT (NON SEMPRE);
  3. I cloud determina la perdita di controllo suu dati e sui documenti sensibili (FALSO);
  4. I collaboratori non hanno dimestichezza con la tecnologia (FALSO);
  5. L’investimento non ha un ritorno economico (FALSO)

Dematerializzare significa ridimensionare il personale (FALSO)

L’automatizzazione di alcuni processi, basti pensare per esempio alla conservazione documentale, alla riconciliazione dei movimenti bancari e alla gestione delle comunicazioni, permettono di rendere più efficienti questi processi, ma allo stesso tempo senza dover prescindere dalla forza lavoro. Infatti, questi strumenti permettono di risparmiare tempo nello svolgimento di questi tasks, ma la domanda è: a favore di cosa? Il beneficio del risparmio di tempo deve essere visto non come un risparmio di forza lavoro e dunque un risparmio di risorse. Piuttosto il beneficio sta nella possibilità di utilizzare le risorse umane in attività più strategiche e per concentrarsi maggiormente nel vero tesoro di tutte le aziende: i clienti.

I clienti, che siano esistenti o potenziali, sono i soggetti che necessitano di più risorse, perché la differenziazione di un’azienda non passa più tanto per i prodotti o servizi offerti, ma piuttosto per la qualità dell’esperienza offerta e alla capacità di offrire soluzioni.

Necessità di potenziare dell’infrastruttura IT (NON SEMPRE)

Le infrastrutture aziendali non sempre devono essere profondamente modificate e dover affrontare degli investimenti importanti. Dipende ovviamente dal punto di partenza e dallo stato attuale dell’infrastruttura, ma le opportunità offerte oggi dal cloud permettono di utilizzare le migliori tecnologie senza doverle possedere e incorrere in periodici costi di manutenzione e aggiornamento.

I cloud determina la perdita di controllo suu dati e sui documenti sensibili (FALSO)

Su questo punto ci si scontra molto con la mentalità di alcuni manager che vengono da esperienze pluriennali di archivi di dati tenuti in forma cartacea, che occupano spazi enormi e che sono comunque difficili da consultare. Nonostante questi aspetti negativi, il cambio culturale al passaggio digitale è molto forte e non semplice da affrontare.

Se non posseggo fisicamente i miei dati, il loro accesso è limitato”. In realtà, il fatto che i dati siano conservati in modo digitale non solo non mette in discussione l’accessibilità, ma anzi sono ancora meglio catalogati e consultabili in modo più immediato.

Sì, ma se non posseggo i miei dati chi mi assicura la loro sicurezza?”. I dati salvati su server cloud remoti, garantiscono sia la business continuity sia il disaster recovery allo stato dell’arte perché i service provider lavorano con elevati standard di sicurezza, standard inimmagini nelle piccole aziende dove nella realtà avvengono i maggiori casi di perdita dati. La ragione? Nelle aziende è molto alto il mancato rispetto delle policy minime sull’utilizzo dei sistemi informativi.

Ok, la sicurezza dei dati non è messa in discussione, ma se manca la connessione ad Internet cosa succede?”. I dubbi sono sempre molti e quello sulla connettività è una questione alla quale gli imprenditori sono sensibili. I sistemi applicativi odierni sono ottimizzati per lavorare anche in assenza di connessione e da qualsiasi dispositivo. In poche parole viene offerta la possibilità di lavorare anche off-line, le modifiche vengono salvate in locale ed eseguite nel momento in cui i dispositivi ritornano in rete,

I collaboratori non hanno dimestichezza con la tecnologia (FALSO)

Questo è uno dei falsi miti più importanti. La convinzione che dipendenti e collaboratori possano aver problemi con le nuove tecnologie e nuovi applicativi non è una verità. Infatti, basta pensare a quanto la tecnologia sia dentro la vita quotidiana di ogni persona: smartphone, tablet, mobile application di tutti i tipi, etc. fanno si che ogni persona sia oggi abituata ad usare sistemi avanzati e tecnologie in cloud.

Inoltre, la maggior parte delle soluzioni tecnologiche sono progettate per garantire la qualità della user experience attraverso interfacce intuitive che guidano facilmente gli utenti nell’utilizzo delle varie funzioni.

L’investimento non ha un ritorno economico (FALSO)

Anche in questo caso la barriera culturale ha creato non pochi problemi alle aziende e all’economia italiana. Vedere la tecnologia come un costo e non un investimento ha fatto perdere posizioni alle aziende italiane che si sono viste superare da competitor stranieri tecnologicamente più evoluti anche se qualitativamente inferiori.

Un esempio che rende l’idea riguarda la fatturazione. Una fattura tradizionale prevede la stampa, l’archiviazione, il trattamento e l’invio. Tutti questi passaggi costituiti da documenti cartacei fa lievitare il costo fino ad otto euro, contro i pochi centesimi necessari la gestione digitale di una fattura.

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