17 luglio 2017

3 semplici modi per migliorare la collaborazione in ufficio


La tecnologia ha apportato innumerevoli benefici e semplificazioni al lavoro di tutti i giorni. Gli strumenti a disposizione sono tantissimi e possono considerevolmente velocizzare ogni attività aziendale.

Soprattutto nei casi in cui è necessaria la collaborazione e il coordinamento di più attori! Se trovi familiari le seguente situazioni, è sicuramente arrivato il momento di migliorare la tua operatività

"Dov'è finita l'email con gli aggiornamenti e i dettagli del nuovo progetto?"

Nella posta elettronica viene canalizzata ogni sorta di comunicazione: dalle newsletter interne alle richieste dei clienti, dai contatti commerciali a quelli professionali. 

Utilizzarla anche come strumento per condividere i dettagli, le indicazioni, le modifiche e i contenuti inerenti i diversi progetti aziendali in atto, non è una buona idea. 

Esistono strumenti molto più efficaci che permettono di organizzare e coordinare meglio il lavoro di ogni singolo attore. 

Ci riferiamo agli strumenti Web based come Google Drive, che permettono non solo di condividere le informazioni, ma anche di registrare le modifiche apportate, migliorando il livello di coordinamento complessivo e quindi l'efficienza. 

"Quali saranno esattamente gli Step, le persone incaricate e le scadenze di tutte queste attività?"

Avere una visione completa delle attività necessarie, delle deleghe e delle relative scadenze è assolutamente necessario per poter svolgere il proprio lavoro costantemente in un clima positivo, organizzato, tranquillo

Dubbi e inesattezze non solo causano necessariamente imprevisti e ritardi, ma influiscono negativamente anche sullo stato d'animo delle persone, creando stress, malcontento e tensioni. 

Ecco che allora strumenti atti a descrivere chiaramente il rapporto attività-persone-scadenze sono assolutamente necessari per garantire un alto livello di efficienza ed efficacia

"Quanto tempo impiegherò per trovare quel documento di due anni fa?"

Purtroppo è ancora una situazione sorprendentemente comune in molte realtà aziendali. I problemi dell'archiviazione cartacea sono sicuramente ben noti:

  • Inefficienze nel recupero dei documenti;
  • Necessità di uno spazio fisico dedicato;
  • Limitata capacità di conservazione;
  • Costi collegati alla forma cartacea;
  • Costi legati allo spazio fisico. 

Dato che gli strumenti odierni di archiviazione digitali sono estremamente completi e semplici da utilizzare, è esattamente questo il momento giusto per aggiornare i processi aziendali

Attraverso un archivio digitale non solo vengono completamente azzerati i costi collegati all'archiviazione cartacea, ma verrà semplificato l'accesso ai documenti, permettendo la consultazione trasversale attraverso la stessa interfaccia. 

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